Procorp-visitatierapporten: transparant, deskundig en onafhankelijk

Procorp-Visitaties

Een visitatie door Procorp levert een onafhankelijk en helder visitatierapport op, dat inzicht geeft in de door de corporatie geleverde prestaties. Het visitatierapport bevat een samenhangend en samenvattend eindoordeel van de visitatiecommissie, een schematische weergave van het maatschappelijk presteren en een integrale beoordelingstabel waarin de scores van de corporatie zijn aangegeven.

Daarnaast biedt de Procorp-visitatie:

  • Een reflectiefunctie voor bestuurders en toezichthouders;
  • Een instrument om het lerend vermogen van de corporatie te versterken;
  • Mogelijk nieuwe inzichten om de samenwerking met belanghebbenden te verbeteren;
  • Een onafhankelijk oordeel van een gekwalificeerde partij;
  • Vergelijkingen met de vorige visitatie;
  • Input voor risicobeheersing en- management;
  • Een visitatierapport van Procorp dat voor kwaliteit en integriteit staat.

De visitatiemethodiek wordt bindend voorgeschreven door Stichting Visitatie Woning­corpo­ra­ties Nederland. Procorp is echter van mening dat een visitatie naast de verantwoording over de afgelopen vier jaar tevens een leerelement voor uw corporatie in zich dient te hebben. Procorp neemt dan ook zo nodig verbeterpunten in de rapportage op. Procorp kijkt dus niet alleen terug, maar ook vooruit. Procorp neemt daarbij graag uw toekomstvisie mee in de visitatie.

Hoe gaat een visitatie in zijn werk?

Werkwijze

Onze werkwijze is op een efficiënte wijze ingericht en sluit geheel aan bij de onderzoeksmethode van de voor visitaties vastgestelde methodiek. Onze opbouw van een maatschappelijke visitatie omvat de volgende stappen:

  • 1. Startgesprek

Met de directeur-bestuurder, de raad van commissarissen, het managementteam, de interne projectleider (of in een andere samenstelling) en de visitatiecommissie vindt een gesprek plaats over de inhoud, de aanpak, het proces van de visitatie en de – door de corporatie – benoemde accenten, die bij het onderzoek kunnen worden betrokken. Voorts zal tussen de projectleider en de secretaris van de commissie gesproken worden over het verzamelen van de benodigde informatie en documenten, het plannen van de interviews etc.

  • 2. Het verzamelen van schriftelijke documentatie en deskresearch door visitatiecommissie
  • Voor een maatschappelijke visitatie is door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) een lijst van documenten opgesteld, de Checklist basisinformatie corporatie. Deze lijst is in de methodiek 6.0 een stuk beperkter. In samenspraak met de corporatie worden de benodigde documenten verzameld, alhoewel in de praktijk veel documenten al gepubliceerd zijn op de website van de corporatie.
  • Het positionpaper van maximaal 2 à 3 A4, dat dient te worden opgesteld door het bestuur. De inhoud van de paper is al eerder op deze website is besproken. De visitatiecommissie gebruikt dit bij de beoordeling van de documenten, in de visitatiegesprekken en bij het opstellen van het visitatierapport.
  • Een lijst met relevante belanghebbenden waarmee de visitatiecommissie gesprekken zal voeren.
  • Een factsheet, waarin de maatschappelijke prestaties van de corporatie over de laatste vier jaar zijn samengevat.
  • 3. Bespreking eerste bevindingen met de directeur-bestuurder door de visitatiecommissie

Na aanlevering van alle documenten voert de visitatiecommissie de deskresearch uit. Voorts worden de vragen vanuit de deskresearch verzameld en geordend naar de te interviewen personen. Deze vragenlijsten worden gebruikt tijdens de persoonlijke interviews.

Aan de hand van de deskresearch zullen in een gesprek de eerste bevindingen door de commissie worden besproken met de directeur-bestuurder. Dit is het eerste gesprek op de dag, waarop de visitatiegesprekken starten.

  • 4. Visitatiegesprekken met de visitatiecommissie

Allereerst wordt met de corporatie vastgesteld welke externe belanghebbenden uitgenodigd worden voor een visitatiegesprek. De volgende belanghebbenden – niet limitatief en in nader overleg te bepalen – kunnen worden uitgenodigd:

  • Vertegenwoordigers van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de gemeente(n);
  • Afvaardiging van huurdersorganisatie;
  • Bewonerscommissies;
  • Vertegenwoordigers van collega-corporaties;
  • Delegatie van zorg- en welzijnsinstellingen;
  • Overige – voor uw corporatie – belangrijke belanghebbenden.

Vervolgens vinden in ieder geval gesprekken plaats met:

  • Directeur-bestuurder;
  • Raad van Commissarissen of een delegatie hiervan;
  • Managementteam;
  • Ondernemingsraad;
  • Medewerkers van de corporatie.
  • 5. Enquête voor de belanghebbenden

De externe belanghebbenden, waarmee gesprekken worden gevoerd, krijgen een enquête toegestuurd met het verzoek om deze voor het interview – digitaal – terug te sturen. De beantwoording van de vragen dienen, naast de vragen die uit de deskresearch naar voren zijn gekomen, als uitgangspositie voor het interview.

In overleg tussen de corporatie en Procorp worden ter voorbereiding op de gesprekken de belanghebbenden voorzien van het positionpaper en een factsheet, die met de enquête worden meegestuurd.

  • 6. Het opstellen van het conceptrapport

Nadat de vorige visitatiestappen zijn uitgevoerd, wordt volgens de visitatiemethodiek de conceptrapportage door de visitatiecommissie opgesteld. Procorp zal daarbij ook de maatschappelijke prestaties, als ook de aanbevelingen en verbeterpunten uit het vorige visitatierapport toetsen op voortgang.

  • 7. Rapportage en presentatie

Het conceptrapport wordt u toegestuurd, gepresenteerd en besproken met de directeur-bestuurder en de raad van commissarissen. Het toesturen van het rapport vindt voor de bespreking plaats, zodat u gelegenheid heeft voor een uitgebreide toets van het rapport. Uw eventuele opmerkingen kunnen leiden tot aanpassingen in het rapport als er sprake is van eventuele onjuistheden of als een nadere verduidelijking noodzakelijk blijkt.

Hierna wordt het rapport naar de SVWN gestuurd, die toetst op het correct toepassen van de visitatiemethodiek en de transparantie van de beoordeling.

  • 8. Oplevering definitief rapport

Na het verwerken van de eventuele opmerkingen van SVWN in het rapport, wordt deze definitief gemaakt en toegestuurd aan de corporatie. De directeur-bestuurder en de raad van commissarissen formuleren gezamenlijk een inhoudelijke reactie op de beoordeling en de aanbevelingen uit het visitatierapport en wat de corporatie met de uitkomsten en verbeterpunten uit het rapport gaat doen. Dit is de bestuurlijke reactie/zienswijze volgens de visitatiemethodiek en de Woningwet 2015.

De corporatie stuurt het definitieve rapport samen met de bestuurlijke reactie/zienswijze binnen zes weken naar de Autoriteit Woningcorporaties en naar alle geraadpleegde belanghebbenden.

Procorp ontvangt ook de bestuurlijke reactie, zodat deze met het definitieve rapport wordt doorgezonden aan SVWN. SVWN plaatst vervolgens het rapport, inclusief de bestuurlijke reactie op haar website ‘www.visitaties.nl’.

De corporatie dient het definitieve rapport, inclusief de bestuurlijke reactie, ook binnen de eerdergenoemde termijn van zes weken op haar website te plaatsen. Na publicatie op uw website heeft u aan de visitatieverplichting voldaan.

  • 9. Evaluatie visitatie

Na zes maanden maakt Procorp een afspraak met u om het visitatietraject te evalueren. In een persoonlijk gesprek vindt een uitwisseling van ervaringen plaats en zal tevens stil gestaan worden bij de aanbevelingen, opgenomen in het visitatierapport.

Visitatiecommissie

Iedere woningcorporatie is uniek! Daarom is maatwerk bij de uitvoering van een visitatie noodzakelijk. Op basis van uw corporatieprofiel wordt in overleg met u een visitatiecommissie samengesteld. Een commissie bestaat doorgaans uit drie leden: hieruit worden een voorzitter en een secretaris benoemd. Bij corporaties kleiner dan 1.000 verhuurbare eenheden kan volgens de visitatiemethodiek gewerkt worden met twee commissieleden.

Procorp houdt bij de samenstelling van de visitatiecommissie rekening met kennis en kwaliteiten van de visitatoren. Procorp is een netwerkorganisatie en kan bij de samenstelling van de visitatiecommissie gebruik maken van deskundigen uit de ‘Procorp-pool’. De personen binnen deze pool worden vooraf gescreend op basis van opleiding, kennis, deskundigheid en ervaring. De samenstelling van de leden in de visitatiecommissie wordt te allen tijde dusdanig gevormd, dat kennis van de volkshuisvesting, management of organisatie, financiën, bestuur, wonen en zorg en Governance, alsmede inzicht in de maatschappelijk gerelateerde onderwerpen, optimaal kan worden ingezet.

Procorp werkt alleen met deskundigen, die beschikken over tenminste 15 jaar relevante ervaring. De visitatoren hebben geen persoonlijke noch zakelijke band (gehad) met de te visiteren corporatie in de vier jaar voor uitvoering van de visitatieopdracht. Evenmin voeren de commissieleden in de twee jaar na afloop van de visitatie geen opdracht uit voor de (gevisiteerde) corporatie.

Gedragscode en onafhankelijkheidsverklaring

De leden van de visitatiecommissie zijn onafhankelijk in hun oordeelsvorming over de prestaties van de corporatie. De personen die direct of indirect betrokken zijn bij het uitvoeren van visitaties zijn onafhankelijk. Zij hebben direct noch indirect belang bij de uitkomst van hun visitatiebeoordeling en rapportage. Hiertoe dient een onafhankelijkheidsverklaring ondertekend te worden en bij het visitatierapport te worden gevoegd.
Procorp heeft voorts een Gedragscode opgesteld. Procorp committeert al haar visitatoren en betrokkenen bij de visitatie aan deze code.

Audit

Procorp staat voor kwaliteit en integriteit. Procorp heeft daartoe diverse interne procedures opgezet en processen gedefinieerd, die ertoe leiden dat de kwaliteit van het visitatierapport en haar organisatie in het algemeen alsmede haar werkzaamheden in het bijzonder gewaarborgd zijn.

Kwaliteitsmanagement is geen onderdeel op zichzelf, maar is een geïntegreerd deel binnen de totale bedrijfsvoering. Voor het onderhouden en verbeteren van het kwaliteits- en integriteitsysteem voert Procorp diverse activiteiten uit.